Vos forces
Assister la Direction du groupe dans l’accomplissement de ses taches au quotidien. Elle optimise la gestion de son activité, organise et coordonne les informations et projets internes et externes liées à l’activité du groupe. Elle est le bras droit de la Direction et joue un rôle d’interface auprès de ses interlocuteurs.
Vos missions
Organisation de l’agenda, gestion et suivi de la documentation de la Direction du groupe :
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du président (prises de RDV, courriers, e-mails, congés…)
- Veiller à l’organisation des réunions internes et externes de la direction du groupe : Planification, Réservation et convocation des participants.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du président (documentation, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers de la direction du groupe
- S’assurer de la conformité et de la mise à jour des documents administratifs et personnels de résidence du PDG (carte de séjour, renouvellement passeport, attestation…)
- Tenir à jour les dossiers juridiques du groupe
Coordination et dépoilement de projets :
Coordonner l’ensemble des interlocuteurs afin d’assurer la cohérence du projet
- S’assurer du respect des planning mis en place par les chefs de projets
- S’assurer du déploiement du projet sur différents aspects (qualité des livrables, respect du planning, avancement sur les projets digitaux, suivi du budget…) en collaboration avec le chef de projet
- Centraliser l’ensemble des informations dans le but de fluidifier pour ensuite faciliter les échanges entre l’ensemble des parties prenantes
- Travailler en transverse avec des ressources internes (DSI, DRH, DAF…) et externes, notamment par le biais du pilotage de prestataires
Communication :
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Être garante de la circulation de l’information entre de la Direction du groupe et les autres acteurs de la direction
NB : L’assistante de Direction peut être amené à réaliser des tâches non indiquées sur la FP pour le besoin du service.